Projektberichte sollen Transparenz schaffen. In der Praxis zeigen sie jedoch häufig eher, was bereits passiert ist, als das, was gerade tatsächlich geschieht.
Der Grund ist einfach: Reporting ist oft von der operativen Ausführung getrennt. Teams aktualisieren ihre Systeme, Projektmanager sammeln Statusinformationen, Kommentare werden eingeholt, Zahlen abgeglichen und Präsentationen vorbereitet. Bis der Bericht das Management erreicht, kann sich die zugrunde liegende Situation bereits wieder verändert haben.
Das Problem ist also nicht das Reporting selbst. Das Problem ist die Verzögerung, die entsteht, wenn Informationen erst nachträglich rekonstruiert werden müssen.
Ein stärkerer Ansatz besteht darin, relevante Informationen direkt während der Ausführung zu erzeugen. Fortschritt, Verantwortlichkeiten, Probleme, Entscheidungen und Abweichungen sollten sichtbar werden, während die Arbeit stattfindet – nicht erst, wenn jemand den nächsten Statusbericht vorbereitet.
Das reduziert den manuellen Konsolidierungsaufwand und gibt dem Management ein Bild, das näher an der operativen Realität liegt. Gleichzeitig verbringen Projektteams weniger Zeit damit, Informationen mehrfach aufzubereiten, und mehr Zeit mit der eigentlichen Steuerung des Projekts.
Gutes Reporting sollte keine separate Übung sein. Es sollte ein natürlicher Bestandteil strukturierter Ausführung sein.
Wenn Ihr Reporting stark von manueller Konsolidierung abhängt, liegt das eigentliche Problem möglicherweise früher – in der Art und Weise, wie Projektinformationen entstehen und miteinander verbunden werden.