Jede Initiative hat eine überzeugende Begründung:
- Eine unterstützt einen wichtigen Kunden
- Eine andere verspricht Effizienzsteigerungen
- Eine dritte dient der Erfüllung regulatorischer Anforderungen
Einzeln betrachtet erscheint jedes Projekt wichtig. In ihrer Gesamtheit benötigen sie jedoch mehr Zeit, Personal und Fachkompetenz, als der Organisation zur Verfügung stehen.
Trotzdem wird kein Projekt gestoppt oder zurückgestellt.
Die Folgen werden schnell sichtbar:
- Fachkräfte arbeiten gleichzeitig in mehreren Projekten
- Abteilungsleitungen verhandeln fortlaufend über Prioritäten
- Meilensteine verschieben sich und Projektleitungen konkurrieren um dieselben Ressourcen
Auf den ersten Blick erscheinen dies als Probleme einzelner Projekte. Tatsächlich hat die Organisation jedoch mehr Vorhaben freigegeben, als sie zuverlässig umsetzen kann.
Zusätzliche Statusberichte lösen dieses Problem nicht. Das Portfolio benötigt transparente Kriterien, anhand derer Initiativen verglichen, Abhängigkeiten erkannt und Entscheidungen über Fortführung, Zurückstellung oder Beendigung getroffen werden können.
Aperta Services unterstützt dabei, diesen Entscheidungsrahmen und die erforderlichen Governance-Prozesse zu etablieren.
Die Aperta Platform überführt die getroffenen Entscheidungen anschließend in die operative Steuerung. Projekte, Prioritäten, Abhängigkeiten, Verantwortlichkeiten und Ressourcenengpässe werden in einer gemeinsamen Umgebung sichtbar. Verändern sich die Rahmenbedingungen, kann das Management das Portfolio überprüfen, Prioritäten anpassen und Entscheidungen kontrolliert kommunizieren.
Die Plattform entscheidet nicht, welches Projekt am wichtigsten ist. Das bleibt eine Managementaufgabe. Sie stellt jedoch sicher, dass Entscheidungen auf transparenten Informationen beruhen und konsequent in der Umsetzung berücksichtigt werden.
Das Ergebnis sind nicht zwangsläufig mehr aktive Projekte. Es ist ein größerer Fortschritt bei den Projekten, die tatsächlich am wichtigsten sind.